Unifikacja i automatyzacja importów

Bądźmy szczerzy – nie każdą czynność należy automatyzować. Częstokroć koszt automatyzacji przewyższa osiągnięte korzyści, zwłaszcza w przypadku zadań wykonywanych sporadycznie. Jeśli jednak wykonujemy jakieś podobne prace lub chcemy zapewnić sobie powtarzalność osiąganych wyników, warto nad automatyzacją zastanowić się poważniej.

Taki właśnie problem spotkał jednego z naszych Klientów. W początkowym okresie wdrożenia nowego systemu finansowo-księgowego importy dokumentów sprzedaży dokonywane były ręcznie. Wiązało się to z przetwarzaniem plików, wyszukiwaniem w nich błędów, dodawaniem nowych kontrahentów, scalaniem i dzieleniem danych – jednym słowem z całą masą czynności. O ile dla takiej operacji wykonywanej raz w miesiącu można się jeszcze zastanawiać, czy należy ją automatyzować (naszym zdaniem – tak!), o tyle jeśli uświadomimy sobie, iż po pewnym czasie wykonywanych (z różnych źródeł i w różnych formatach) importów było w skali miesiąca ponad dziesięć, o tyle odpowiedź na to pytanie nasuwa się sama. Doszło do tego, iż w chwili otrzymania plików do zaimportowania dział IT Klienta dosłownie „korkował się” na kilka dni. Nie bez znaczenia jest również fakt, iż z uwagi na słabo udokumentowany przebieg procesu niemożliwe było właściwie przekazanie obowiązków między pracownikami.

Naszym zadaniem stało się uporządkowanie tego procesu i dostarczenie Klientowi wygodnego i wydajnego narzędzia do przetwarzania danych z źródeł zewnętrznych. Dodatkowym celem, jaki sobie postawiliśmy, było takie przygotowanie aplikacji, by ewentualne modyfikacje importów, dodawanie nowych źródeł, itp. wykonywane były samodzielnie przez personel działu IT Klienta – a więc konfiguracja musiała być maksymalnie elastyczna.

W pierwszym etapie przeprowadziliśmy analizę istniejących importów. Opracowana w ten sposób dokumentacja stała się podstawą przygotowania ujednoliconego procesu przetwarzania importowanych dokumentów sprzedaży.

W etapie drugim, zgodnie z przyjętymi wyżej założeniami, przygotowaliśmy niewielką aplikację, której zadaniem było dokonywanie importów. Przebieg importu, wykonywane kroki, lokalizacja i format danych wejściowych, ich walidacja i zgłaszane komunikaty zaszyte zostały w plikach konfiguracyjnych. Interfejs aplikacji tworzony jest dynamicznie na podstawie plików konfiguracyjnych, dzięki czemu możliwe jest wydzielenie części importów i przekazanie ich wyłącznie uprawnionym do tego użytkownikom, znajdującym się bezpośrednio w dziale finansowo-księgowym.

Korzyści dla Klienta:

  • zwiększona szybkość importów – z 3 dni do kilku godzin (obecnie wąskim gardłem jest sam system F-K, mało wydajny w zakresie przetwarzania kilku- kilkunastu tysięcy importowanych dokumentów);
  • powtarzalne wyniki importu (możliwość zbudowania środowiska testowego!);
  • udokumentowana i łatwo modyfikowalna infrastruktura do importu danych;
  • możliwość przekazania importów w ręce użytkowników (odciążenie działu IT).