Procesy biznesowe i MS Outlook

W idealnym świecie procesy biznesowe opisane są w sposób dokładny i wyczerpujący wszystkie możliwe scenariusze. W idealnym świecie nad ich realizacją czuwa dedykowane oprogramowanie, na bieżąco raportujące stan ich wykonania oraz napotkane sytuacje wyjątkowe.

Niestety, większość z nas nie spotka się z tak idealną sytuacją. W swojej działalności spotkamy raczej przypadki, gdy czyjeś niedopatrzenie, pomyłka lub nieobecność zakłócą przebieg procesu i doprowadzą do jego nieoczekiwanego zakończenia.

Z podobnymi problemami borykał się jeden z naszych Klientów. Zdarzające się (na szczęście nie aż tak często) problemy w komunikacji z jego klientami powodowały wymierne straty finansowe. Klient nasz zainteresowany był możliwie najszybszym, a jednocześnie najmniej „inwazyjnym” i najbardziej przyjaznym dla użytkowników rozwiązaniem tego problemu.

Ponieważ gros kontaktów z klientami odbywało się za pomocą poczty elektronicznej, zaproponowaliśmy opracowanie rozszerzenia do programu MS Outlook (będącego podstawowym klientem poczty elektronicznej, wykorzystywanym w firmie), które pozwoliłoby wzbogacać wysyłane wiadomości mailowe o informacje, pozwalające na śledzenie formalnych kontaktów z klientem w ramach okresowo realizowanych zadań. W momencie wysyłki wiadomości informacje te zapisywane były w dedykowanej bazie danych. Aby rozwiązanie było kompletne, przygotowana została również niewielka aplikacja, okresowo przeglądająca informacje na temat wysłanych wiadomości i raportująca do menadżerów stan zrealizowanych oraz opóźnionych zadań.

Opisana powyżej aplikacja przygotowana została w postaci wtyczek do programów MS Outlook 2007 i 2010 oraz usługi systemowej MS Windows do celów raportowania. Wdrożenie systemu pozwoliło naszemu Klientowi na uniknięcie następnych strat wynikających z błędnej lub niepełnej komunikacji z jego kontrahentami.

Korzyści dla Klienta:

  • sformalizowany przebieg krytycznych z biznesowego punktu widzenia kontaktów z kontrahentami;
  • szczegółowe raportowanie na temat wysłanych wiadomości (kto? kiedy? do kogo? treść wiadomości? z jakim wyprzedzeniem/opóźnieniem w stosunku do przyjętych terminów?);
  • integracja z powszechnie wykorzystywanymi aplikacjami klienta (brak konieczności dodatkowych szkoleń).