W idealnym świecie procesy biznesowe opisane są w sposób dokładny i wyczerpujący wszystkie możliwe scenariusze. W idealnym świecie nad ich realizacją czuwa dedykowane oprogramowanie, na bieżąco raportujące stan ich wykonania oraz napotkane sytuacje wyjątkowe.
Niestety, większość z nas nie spotka się z tak idealną sytuacją. W swojej działalności spotkamy raczej przypadki, gdy czyjeś niedopatrzenie, pomyłka lub nieobecność zakłócą przebieg procesu i doprowadzą do jego nieoczekiwanego zakończenia.
Z podobnymi problemami borykał się jeden z moich Klientów. Zdarzające się (na szczęście nie aż tak często) problemy w komunikacji z jego klientami powodowały wymierne straty finansowe. Klient nasz zainteresowany był możliwie najszybszym, a jednocześnie najmniej „inwazyjnym” i najbardziej przyjaznym dla użytkowników rozwiązaniem tego problemu.
Ponieważ gros kontaktów z klientami odbywało się za pomocą poczty elektronicznej, zaproponowałem opracowanie rozszerzenia do programu MS Outlook (będącego podstawowym klientem poczty elektronicznej, wykorzystywanym w firmie), które pozwoliłoby wzbogacać wysyłane wiadomości mailowe o informacje, pozwalające na śledzenie formalnych kontaktów z klientem w ramach okresowo realizowanych zadań. W momencie wysyłki wiadomości informacje te zapisywane były w dedykowanej bazie danych. Aby rozwiązanie było kompletne, przygotowana została również niewielka aplikacja, okresowo przeglądająca informacje na temat wysłanych wiadomości i raportująca do menadżerów stan zrealizowanych oraz opóźnionych zadań.
Opisana powyżej aplikacja przygotowana została w postaci wtyczek do programów MS Outlook 2007 i 2010 oraz usługi systemowej MS Windows do celów raportowania. Wdrożenie systemu pozwoliło Klientowi na uniknięcie strat wynikających z błędnej lub niepełnej komunikacji z jego kontrahentami.
Korzyści dla Klienta: