Jak mówi powszechnie znane porzekadło, najtrwalsze są rozwiązania prowizoryczne. Nawet i one jednak po pewnym czasie mogą wymagać usprawnień.
W przypadku jednego z moich Klientów, zajmującego się realizowaniem projektów budowlanych, taka prowizorka stała się rzeczywiście tworem dość żywotnym. Choć zaczęło się od prostego arkusza Excel, obejmującego kilka projektów i kilkanaście atrybutów, w chwili kiedy Klient poprosił o pomoc, arkusz posiadał kilkaset wierszy i blisko 250 atrybutów, którymi opisany był każdy z projektów. Sama wielkość arkusza budziła respekt, a to nie był nawet właściwy problem.
Z racji rozproszenia firmy arkusz ten okresowo rozsyłany był do kilkudziesięciu osób dzielących odpowiedzialność za realizowane projekty. Każda z nich nanosiła zmiany na jeden lub kilka projektów, po czym odsyłała arkusz do osoby, która odpowiedzialna była za przeniesienie tych zmian do kopii master. Jak się można zorientować, była to iście tytaniczna misja, powtarzana właściwie co tydzień.
Z racji ograniczeń budżetowych stworzenie prawidłowego rozwiązania problemu - witryny, w której każda z osób mogłaby zarządzać swoimi projektami w sposób niezależny od pozostałych użytkowników, w dodatku audytowalny, z historią zmian, itp. nie było możliwe. Skupiliśmy się zatem na automatyzacji i usprawnieniu samego procesu zarządzania arkuszami.
Przygotowałem zatem dla Klienta niewielką aplikację, która porównuje dwa arkusze, wyszukuje róznice i pozwala je zaimportować lub odrzucić. Dodatkowo wszystkie operacje zapisywane są w pliku tekstowym, celem weryfikacji procesu. Zgodnie z ustaleniami dotyczącymi logiki biznesowej, aplikacja kolorowała także komórki w scalonym arkuszu celem wizualnego uwypuklenia dokonanych zmian. Ponadto, korzystając z funkcji komentarzy do komórek, budowała także podręczną historię zmian w komórce. I już zupełnie na koniec dokonywała walidacji treści komórek, aby zachować spójność arkusza.
Proces ten wymagał kilku iteracji, albowiem część początkowych założeń okazała się zbyt uproszczona lub nieprawdziwa. Nieminiej już po kilku tygodniach udało nam się stworzyć szybki i wydajny automat, w kilka minut realizujący proces zajmujący wcześniej długie godziny.
Korzyści dla Klienta: