Zmieniające się intensywnie przepisy wymuszają nieustanne aktualizowanie posiadanego oprogramowania. O ile w przypadku systemów pudełkowych ciężar spoczywa głównie na producencie, a klientowi pozostaje głównie instalowanie poprawek, o tyle w przypadku oprogramowania nietypowego, utworzonego na zamówienie indywidualne, problem z czasem może stawać się coraz poważniejszy.

Taka sytuacja dotknęła jednego z moich klientów, dystrybutora z rynku części motoryzacyjnych. Istniejące oprogramowanie, uwzględniające specyfikę branży, musiało być nieustannie aktualizowanie na skutek ciągle zmieniających się przepisów, dotyczących sprzedaży. W chwili, gdy producent oprogramowania ogłosił, iż planuje w najbliższym czasie wycofać się z wsparcia swoich klientów, sytuacja stała się bardzo poważna.

W uzgodnieniu z Klientem podjęliśmy decyzję, iż należy dokonać rozdziału funkcjonalności i wyekstrahować część sprzedażową do nowego, niezależnego modułu. Aby w przyszłości uniknąć podobnych problemów, oprogramowanie sprzedażowe winno być wspierane przez dużego i stabilnego dostawcę. Nasz wybór padł na system WAPRO, dostarczany przez firmę Asseco.

Sam wybór systemu, rzecz jasna, był tylko pierwszym krokiem. W ramach prowadzonych prac dokonaliśmy m.in.:

• migracji istniejącego asortymentu towarowego do systemu WAPRO;
• migracji kontrahentów ze starego do nowego systemu sprzedaży;
• migracja nierozliczonych rozrachunków kontrahentów;
• wdrożenia nowego systemu sprzedażowego, obejmującego systematyzację procesów biznesowych, opracowanie instrukcji, szkolenie pracowników oraz konfigurację urządzeń zewnętrznych;
• modyfikacji raportów i wydruków w systemie zgodnie z preferencjami Klienta;
• dwukierunkowej synchronizacji danych ze starym systemem, w którym w dalszym ciągu odbywać się będą podstawowe - z punktu widzenia klienta - operacje, takie jak prowadzenie kartotek towarowych, przygotowywanie zamówiń, prowadzenie polityki cenowej;
• przygotowania aplikacji pozwalającej na import dokumentów od dostawców w postaci elektronicznej bezpośrednio do systemu WAPRO.

Obok prac wdrożeniowych, opisanych pokrótce powyżej, wsparcie dla Klienta objęło także porządkowania dotychczasowej infrastruktury sprzętowej. Pomoc obejmowała zarówno prace związane z wycofaniem komputerów, których systemy operacyjne nie miały już wsparcia producenta, przygotowanie nowej platformy serwerowej, jak i opracowanie procesów biznesowych ułatwiających inwentaryzację i zarządzanie sprzętem.

Obecnie przeszliśmy z fazy wdrożenia do fazy utrzymania produktu.

Dodatkowo przygotowuję nową wersję aplikacji dziedzinowej, gwarantującą zarówno większą stabilność i wydajność, jak i lepszy model biznesowy systemu.

Korzyści dla Klienta:

• separacja funkcjonalności dziedzinowej od standardowych funkcji systemu sprzedażowego;
• łatwość utrzymania systemu sprzedażowego w zgodzie z aktualnymi i przyszłymi przepisami;
• zwiększona odporność na awarie - w przypadku sytuacji krytycznej można przywrócić gotowość systemu sprzedaży w pierwszej kolejności;
• gwarancja wsparcia dla systemu sprzedażowego w przyszłości.