Wysyłka elektronicznych dokumentów

Upowszechniające się w ostatnich latach pro-ekologiczne podejście do otaczającego nas świata, chęć zaoszczędzenia czasu oraz zwykła wygoda zachęcają nas do rezygnacji ze stosów papierowych dokumentów na rzecz ich elektronicznych odpowiedników. Nie bez znaczenia są też coraz bardziej liberalne przepisy, traktujące dokument elektroniczny w sposób równoprawny z jego tradycyjną, papierową formą.

Coraz więcej też systemów komputerowych, zwłaszcza tych klasowych, udostępnia funkcjonalności pozwalające na bezpośrednią wysyłkę dokumentów elektronicznych z poziomu aplikacji. Niestety, często funkcjonalności te objęte odrębnymi, dość słono wycenianymi, licencjami.

Z takim właśnie problemem spotkaliśmy się u jednego z naszych Klientów. Jego życzeniem było, by określone wydruki w formie elektronicznej trafiały bezpośrednio do zainteresowanych odbiorców przy jak najmniejszym zaangażowaniu pracowników Klienta.

Zaproponowane przez nas rozwiązanie oparte zostało na zmodyfikowanych raportach, generowanych w systemie. W ich treści zaszyte zostały znaczniki, pozwalające na identyfikację typu dokumentu, jego odbiorcy, itp. Wszystkim użytkownikom systemu udostępniono wirtualne drukarki, tworzące wydruki w formacie PDF. Lokalizacja wydruków została ściśle określona, tak, by zminimalizować ryzyko pomyłki. Na jednym z serwerów Klienta zainstalowana została niewielka usługa systemowa, której zadaniem było odczytywanie generowanych plików, wyszukiwanie i interpretacja znaczników, a następnie automatyczne tworzenie wiadomości email o zadanym formacie, dodanie do niej wygenerowanego dokumentu i przesłanie jej do odbiorców.

Przygotowane przez nas rozwiązanie było na tyle elastyczne (ten cel przyświecał nam od samego początku realizacji projektu), iż po pewnym czasie aplikacja ta została wykorzystana do przesyłania dokumentów płacowych. W tym przypadku system został rozszerzony o procedury walidacyjne celem zapewnienia poufności danych i wykluczenia możliwości przekazania dokumentów niewłaściwemu odbiorcy.

Korzyści dla Klienta:

  • skrócenie czasu potrzebnego na przekazanie dokumentów odbiorcom;
  • wyeliminowanie pomyłek;
  • pełna historia wysłanych wiadomości (data, odbiorca, status wysyłki, temat i treść wiadomości).